ELEMENTOS DE SECRETARIADO

Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, y las funciones de una secretaria y el manejo de esta. 
como vemos :
  • Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
  • Recepción de documentos.
  • Atender llamadas telefónicas.
  • Atender visitas.
  • Archivo de documentos.
  • Cálculos elementales.
  • Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
  • Estar al día de la tramitación de expedientes.
  • Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
  • Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
  • Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales  y los programas informáticos que conllevan.
  • Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

MISIÓN DE UNA SECRETARIA 
Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas ademas de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa 
   
 PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza  y que cumpla con las siguientes características:




  • Buena presencia 
  • Persona de buen tacto, amable,cortes , seria 
  • Excelente redacción y ortografía
  • Facilidad de expresión verbal y escrita 
  • Persona proactiva y organizada 
  • Facilidad para interactuar en grupo 
  • Dominio de Windows Maicrosoft,Office E Internet 
  • Brindar apoyo a todos los departamentos 
  • Desempeñarse  eficientemente en el cargo
  • Aptitud para la organización
  • Buenas relaciones interpersonales 
  • Dinámica y entusiasta   
  • Habilidades para el planteamiento de liderazgo y la toma de decisiones  
  • Capacidad  para trabajar en equipo y  bajo presión.







FUNCIONES DE UNA BUENA SECRETARIA 
  1. Ser puntuales en todas sus actividades 
  2. Reclutar las solicitudes por parte de departamento de  servicios al cliente 
  3. Hacer una  evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio 
  4. Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado  y correspondiente  para que todos estemos informados y  se pueda desarrollar bien el trabajo  
  5. Mantener  discreción sobre todo lo que  respecta a la empresa 
  6. Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función  o departamento dentro de la empresa  
  7. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener información   para el jefe de los compromisos y demás asuntos 
  8. Obedecer y realizar instrucciones que sean asignados por el jefe 
  9. Mantener y mejorar el aprendizaje continuamente 
  10. Ser eficiente y eficaz en cada una de sus labores.
  11. Ser dinámica y creativa y proactiva según las situaciones que se presentan 
  12. Evaluar y revaluar constantemente tus funciones.

  DESEMPEÑO SECRETARIAL 

El ámbito laboral hay diferentes desempeños los cuales tienen reglas y normas para cumplir . 
Uno  de los empleos mas reconocidos esta el de una secretaria está como podemos ver o percibir 
en muchas de las empresas es la cura principal 
esta  debe tener un perfil intachable.
entre ellas una buena presencia debe ser una persona de buen tacto amable y cortes con una excelente  redacción y  ortografía gran facilidad de expresión  verbal. con agilidad para ser proactiva y organizada 
con una vida social, con la facilidad de interactuar en grupo brindar apoyo a todos los departamentos, buena relación interpersonal capacidad para trabajar en grupo y bajo presión y  principalmente desempeñarse eficaz mente ante el cargo.

¿QUE ES UNA SECRETARIA DE DIRECCIÓN?


Es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo por ella ande pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.


LABORES DE LA SECRETARIA 




Las  labores propias de una secretaria son agenda del trabajo del jefe, las actas de la reunión, archivo de documento, manejo  correcto de la correspondencia. atención directa a el cliente, atención telefónica a el cliente organización de viajes de negocios entre otros.


ASPECTOS ESENCIALES DE UNA SECRETARIA 


ORGANIZACIÓN : Debe  tratarse de personas metódicas y responsables capacidad de trabajo : han de poder hacer 3o4 cosas a la vez y adaptándose continuamente a los cambios  

DON DE GENTE : Tiene que ofrecer la mayor imagen posible han de ser amables comunicativas y capas de relacionarse con todas las compañeras.

DISCRECIÓN : Por las manos de la secretaria de dirección circular asuntos que afectan a todas las personas de ella se espera que mantengan el secreto profesional iniciativo para resolver problemas.






PRESENTACIÓN PERSONAL Y ETIQUETA 


OBJETIVOS :




  1.  Identificar las normas de cortesía y  etiqueta, y su correcta aplicación  en el  mundo cotidiano  y laboral.
  2. reconocer la importancia que tiene la presentación personal en el ámbito empresarial y cotidiano. Las relaciones comerciales laborales y socio laborales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonia y bienestar para las que participen en ella .  Las personas cultas logran distinguirse entre otras razones por su presentación personal y cumplir las normas de cortesía y etiqueta .

NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA


En algunas ocasiones, se realizan eventos empresariales en los cuales se comporte la mesa con compañeras y directivos sin que el comportamiento social debe ser diferente del que se utiliza cotidianamente  a continuación 
se presentan algunas recomendaciones

  • Cuando invite  a pasar a la mesa , no dirigirse a ninguno de los puesto esperar a que señalen el lugar que debe ocupase.
  • No  tomar asiento  hasta  que el anfitrión o el dueño de casa no lo haga o lo indique ixplícitamente. 
  • Adoptar una posición erguida. 
  • No apoyar los codos del cuerpo a la mesa estas  deben estar a los costados de cuerpo, el  borde de la mesa  debe coincidir con el punto que corresponda a la mitad del antebrazo. 
  • Empezar a  comer cundo hayan servido a todos los  comensales. 
  • No elevar los codos , cuando se utilicen los cubiertos.
  • No hablar con la boca  llena. 
  • No llevar loa alimentos a la boca. No hay que acercar la  cabeza al plato si No que con el cubierto se lleva el alimento a la boca.
  • No tomar un trago de agua, vino  o cualquier bebida con la boca llena.   
  • No utilizar demasiado la servilleta  mantener sobre las piernas.
  • No limpiar cubiertos o vasos con la servilleta, si  hace falta  pedir que los cambien.
  • No empañar los  cubiertos,  sostenerlos con naturalidad. 
  • No gesticular  jugar o accionar  con los cubiertos en las manos. 
  • No hacer ruido con los cubiertos sobre el plato, Ni al masticar, Ni al beber del vaso o tomar la sopa. 
  • No mirar el contenido de las bebidas ni de las bandejas cunado lleguen ala mesa. Devorar los alimentos con la vista. 
  • En  bufe  no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato. 
  • No tomar con la cuchara o tenedor grandes porciones de alimentos, se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien. 
  • No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.
  • No apoyar el dedo indice sobre el lomo de la hoja del cuchillo 
  • No comer con la punta del cuchillo.
  • No  comer con la boca abierta 
  • No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento. 
  • No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, espaguetis, canelones, frutas... esto se hace con el tenedor.
  • No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado. 
  • No demostrar agradecimiento por una comida con veracidad es una absoluta grosería.
  • No tocar el plato  con las manos, solo el de la sopa , puede implicarse ligeramente hacia el interior de la mesa.
  • No  comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos  cada vez que lo vallas a consumir, las galletas y tostadas si se pueden morder. pero en pequeños bocados.
  • No sostener el pan con el tenedor.
  • No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas y arregladas.
  • No levantar el dedo indice o el meñique al levantar el cubierto vaso taza o copa a los labios resulta de muy cursi.
  • No poner las manos encima del plato . para impedir que repitan alguna porción de alimento aduciendo problemas de salud, el invitado  educado come  lo que le sirvan aunque no le guste.
  • No iniciar conversaciones sobre temas desagradables, evitar temas relacionados con problemas de salud.
  • No usar palillos. 
  • No retocarse en la mesa.    


NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE 

Si la comida no corresponde con lo pedido o si no es de su agrado devolverla con disorsion y cultura.
  • Si se derrama algo no limpiar la mesa solicitar a el camarero que lo haga mientras el llega  utilizar una servilleta. 
  • Si se cae una servilleta cubierto o algo a el suelo no recogerlo el camarero lo hace.
  • Si en la mesa a sucedido un desastre porque algo  se regó debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero.
  • Actualmente, una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante en este caso, ella sugiere las comidas pero escoge las bebidas a la hora de pagar ella pide la cuenta y paga si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta  en privado.   







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